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April 09, 2005

支店会議ならZaurusだけでも充分

昨日はヘロヘロの体調の中、今年度最初の支店会議でした
200LXとどちらを持参するかを迷った挙句Zaurusを手に取り、
システム手帳と各種会議資料を携えて、会議室へ向かいました

議事録書式は予め定型としてLXでCFに保存してあったので
その書式に従って議事録をマメにつけていくだけ
ソフト起動がチョット待たされるZaurusなので、事前に使うソフト―
予定表、Netfront、Hancomsheet、メモ帳―は立ち上げておきました

思えば入社当時の会議前日には、自分の発表のカンペを作ったものです
大阪支店だったので(?)どこでボケをかますか、まで書いてましたよ
今でも取引先へのプレゼン時には、事前に作ってますけどね

さすがに僕もすれてしまって最近の支店会議ではそこまでしてません
議事録をつけつつ他の人の発表時の空気を読みながら
自分の発表のポイントをZaurusのメモ帳に『行を開けて』入力しておき、
発表の際に受けた質疑を開いた行に書き込んでいくだけです

皆からの発表時に受けた課題や行動予定等は自分に関係なくても
全て予定表に一応入力
自分の予定か人の予定か、なんてのは見ればわかりますしね
また、数字の話が出たらすぐにHancomsheetに入力して
発表内容に整合性があるかをチェック、ついでに記録もできて一石二鳥

Netforntは起動していることをなるべく周りに気づかれないようにします
誰かが例えば自分の担当企業情報を知らなかった時に
こっそり検索して教えてあげたり、リアルタイムな相場状況を把握したり
後はホントに無意味な会議になった時は、暇つぶしにサイト閲覧したりして…

さて、会議が終わったら、すぐに多少の修正を加えて
議事録を綴ったテキストファイルを上司に送信しておきます

> 本日の会議議事録です
> 修正等必要なければこのまま全支店掲示板に掲載しますので
> 内容、ご検収の程お願い申し上げます
> ○月○日に掲載しますので、前日までにご確認の程
> お願い申し上げます

といった感じで、『上司が認めた議事録』に仕立てるのがポイントです
このお墨付きさえあれば、上司との『言った』『言わない』という
不毛な時間の削減が行えるはずですからね

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プロジェクト運営にミーティングはつきもの。そして、ミーティングには議事録がこれまたつきものです。議事録を書く最大の理由は、会議上での重要発言を記録して、決定内容やその経過を関係者に知らしめることにありますが、政治的な思惑が働くことがままあります。... [Read More]

Tracked on April 22, 2005 at 01:16 AM

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