４月ＰＪまとめ−⑥実行・進捗確認編

今回進捗把握、全員の報告管理にはZaurusのHancomSheetを用いたのは
先般エントリしました
その手法は恥ずかしい程稚拙で、いわゆるフィルタ機能の活用です
自分が部下として上司に不審を抱くのは、
以前報告済みなのにそれをすっぽり忘れてしまっている瞬間

今回のＰＪでは自分が責任者なのでそれだけはすまい、と誓っていました
全ての報告に対し、デイリー、時刻、増減、取引先名、コメントを一行で入力
日々の報告会では発表者をフィルタで選び、時系列で呼び出してその下に追記
報告された内容はCLIEのボイスメモで会議を録音し、深夜にテキスト化
さらに一人一人、次回指摘すべきポイントと依頼すべき項目を追記しました

最終受注日近くになってくると本当に缶詰になるほどでした
もちろん自分が一番大きな数字を持っており、
自分へのコーチングも日々の報告会で自ら皆の前で赤裸々に行いました

とび丸さん、結局このフォームそのものはあまり参考にならないと思いますが
この考え方と流れの説明でよろしいでしょうか？
もちろん３％オーバーで無事に着地した後は
一人一人にフェイス トゥ フェイスでお礼を述べました
これも部下として一番不満だった事ですので…

　　

４月ＰＪまとめ−⑤実際準備

自分も大きな数字を抱えながらの企画実施準備が開始

この際大活躍したのはZaurusの通信機能
販促物のレイアウト提案送信、先方からのブラッシュ提案受信
価格見積ファイルの受信、実際の必要数量に置き換えての確認…等

携帯で会話をしながらZaurusでイメージの送受信を行える環境は
外出先でも十分打ち合わせが行える時代である事を証明してくれました
PCでもできますけど、片手で携帯、片手でZaurusってのが楽ですしね

また、Zaurusの画面はCLIEよりも落書きがしやすいですね
これは感覚の問題になってきますので『なぜ』という根拠はありませんが

イメージノートで書いたイラストはそのままJpegで送信できますし、
受信したJpegに加筆修正して返す事も容易
これは携帯で会話するよりもお互いのイメージがはっきり伝わって
すれ違いも無く、時間も短く、正確な意志の疎通が可能になります
イメージを言葉で伝えるには限界があります
美容院で髪形のイメージを写真で伝えるのと一緒ですよね

また、コラボ相手メーカーとの打ち合わせの際、
Zaurusは議事録マシンとして、CLIE NX73Vはボイスレコーダーとして大活躍
会話していく中で少しでも出てきたイメージはその場でイラスト化して
共通イメージ化をはかっておきます
その際のイラストはもちろん紙にお互い描きあう方が早いので
A4コピー用箋が活躍
議事録にはそれをスキャンして画像化し、
Zaurusで入力したテキストに貼付けてその日のうちに一斉送信しておきます

おなじみになってきましたポイントですが今回は
・打ち合わせの時間短縮・効率化には『イメージ送受信』が絶対必要
の一点につきますね
ホント、この時期にZaurusを入手しておいて良かったと思います

※添付画像は先日やり取りしたＰＯＰ案(企画ボツにつき公開…ちぇっ)

　　

４月ＰＪまとめ−④社内向けプレゼン実施

まずは年賀状を企画提案予告の第一歩としました
支店長宛の年賀状に
『今年は○○を○○○箱売って札幌支店で三位入賞狙います』
と宣誓し、詳しくは年始早々の打ち合わせにて、と結びます
大抵ありきたりな挨拶しか書かれない年賀状の中で一際目を引き、
しかも打ち合わせの時間交渉もきっちり予告でき、一石二鳥

年始の丸一日は年末に作ったイメージイラストを
PowerPointで再現する作業に費やしました
なお、ＰＣで作るのが面倒なイラストイメージ等は
下書きをそのままスキャンして画像化して貼付け、簡素に済ませます
イメージをきっちり作ってさえいれば画像なんざ伝われば充分

なお、ファイル管理のコツは表計算の内容を一つにまとめておく事
また、データ更新するごとにファイル名＋日付で別名保存していけば
バックアップにもなりますね(※Win05PJ050112.xlsのように)
支店長、役員への説得後、全営業マンへ各担当企業への交渉を依頼
その場から皆から報告で受けた数字の増減をファイルで管理し始め、
同時に報告内容も時系列で受けるようにしました

ちなみにこの時期はまだCLIE NX73VのDocumentToGoで
表計算データとして管理し、PCとHotsyncするという手法だったので
縦スクロールに便利なようにリスト的に作っていました
その後表計算ファイルはZaurusで管理するようになったので
書式にはこだわらなくなりましたけど、
PDAだったらやはり縦スクロールだけすればいいように整形した方が
参照するのに便利ですよね

という事でまとめとして
①年賀状は絶好のプレゼン予告チャンス
②社内プレゼン資料は何度でも修正がきくように、最初から凝って作らない
③管理をなるべく簡素にするためにファイルはなるべく一つにまとめる
④PDAでの表計算はなるべく縦スクロールに合わせて整形する

　　

４月ＰＪまとめ−③プレゼン資料準備編

目標数の設定が完了したので
コピー用箋に企画書レイアウト案をラフスケッチを開始します
まずはＰＪタイトル＝キャッチコピーの候補を検討

調査の過程で発見したなにかでの『一番』を書き出します
例えば『夏直前にNo.1人気商品！』とか『○○店売上No.1』とか
『中華フェア人気No.1』とか『新生活朝食利用No.1』など、
ニッチでもNo.1を訴求できるキーワードを探して、
実施予定時期にはまる単語を探るわけです

その結果今回は『新生活の朝食には○○！道内奥様支持率No.1！！』に決定
裏付けは販売データによる４月での圧倒的な強さと
その際主な量販店にて該当商品を売り込んでいたキャッチコピー等から

また、その他に発見した『一番』も資料作成や
実際の販売時のＰＯＰ案に使えますのでそれもイラスト化しておきます
後は社内向け企画提案書、並びに得意先向けプレゼン資料の同時考案作業
これにはＡ４用紙でラフにイメージを描いていくのですが
今回のＰＪでは50枚をあっと言う間に使い切ってしまいました
ＰＣでこんな試行錯誤をしていたら何日あっても足りません
ここは昔ながらの紙にイメージをアウトプットしていく方が効率的です

さぁ、後は『なにか』のエッセンス追加です
ここは過去の自分に助けてもらおうとPCで『企画』をキーワードに
ファイル検索をかけます
同時にPalmDesktopで『販促企画』を検索
…くくく、今回は入社３年目の企画をアレンジしましょう
『足りないなにか』を埋めるにはピッタリのコラボ企画を考えついちゃいました

ポイントは
①力相応一番主義に従ってNo.1を探す＝日本で二番目に高い山を知る人は少ない
②過去の自分にすがるには後から検索しやすいように、
　PCにデータを保存する時にルール付けした名前をつけること
③地球には優しくないけどプレゼンレイアウト考案には紙をけちらず使うこと
ですかね

　　

４月ＰＪまとめ−②目標数設定

年末仕事収め前に関連する、しないに関わらず販売データをプリントアウト
年始は資料とコピー用箋、CLIE…ではなくVaio PCG-C1を携えて
馴染みの喫茶店に通いました

心掛けたのは『なにがしかの一位』を探すこと
・適当な販売期間でだけでも販売数首位になっていないか
・各地域の販売数首位になっていないか
・過去道内企業が首位になった時『なに』をやったか
・ＰＯＳデータで首位になっている店舗は無いか
・アンケートで『一番おいしかった』等のコメントは無いか…等

さらに販売目標数を設定しなければなりません
念のため各支店の販売最高記録をリストアップし、
全支店が昨比120%達成しても越えられるように目標数を作りました

この時便利だったのはやっぱりPCでのExcelによる表計算
８支店の過去データを月次別に入力を行い、
Max販売数のソート、5ヶ月単位での移動累計による傾向認識、
自支店のMax販売数時状況とTVCF放映時、放映の無い時の対比…と
ここまで徹底的に数字を扱う時はPDAではなく、PCですね
※今ならZaurusのHancomsheetを使うかもしれませんけど

とび丸さんのコメントのようにワンポイントを記すとすれば
①気楽に気づいたことを書き殴るのに最適なA4用紙の利用
②本格的な表計算運用にはやっぱりmobile PC
③電源を使ってもＯＫな喫茶店との関係作り(笑)
ってことですかね

　　

４月ＰＪまとめ−①発見の為に眺める

とび丸さん、お問い合わせありがとうございます
これから何回かでまとめてみます

年末、我が社の育成商品の３月度着地見込み資料を作成するべく
様々なデータを見て行くうちに『チカッ』と何かが引っ掛かりました
その瞬間なにが引っ掛かったのかがわからなかったので、
ＰＣ画面そのものをキャプチャして画像ファイル化→CLIEで閲覧して
帰りの車中、なにが引っ掛かったのか確認するためにぼーっと眺めて見ました

その結果、気づいたのは以下の二点
①着地こそ定位置の７位だけど、全国順位では上位に食い込む企業が多い
②前年比はまちまちなのに計画比は誤差一桁
これって…
①販売上位企業のパワーを一度に集めれば相当の山になると直感
②メンバー全員狙った数字をそれほど外さない精度の高い商談をしている
という点に気づきました

早速次の日に道内全企業の過去Max月間販売数を抽出し、
合計してみると４位までの達成が可能でしかも３位の背中が見える数値でした

『なにか』の柱があれば３位になれる…
どうせなら４位ではなく銅メダルでも狙ってみるか、
『なにか』を考えなくちゃいけないけど、という事で今年の目標が決まりました

　　

リーダーの手帳術を教えて下さい！

僕の今年の手帳には大きく三つのテーマが書かれています

そのうちの一つのテーマを昨日早くも達成できました
それは会社の育成商品を
『単月支店実績で全国３位にする』という宣言でした

それに伴い先々月に下記調査を行ない、
支店営業マン全員に協力してもらってこの日に挑んだわけです

・全支店の平均月間販売本数傾向調査
・全支店の移動累計グラフ作成
・当支店担当企業のそれぞれＭＡＸ販売数調査
・ＭＡＸ販売本数時の販促内容調査
・競合他社状況確認
・必要な販促支援と経費予算・・・etc

平常、札幌支店の実績は８支店中７番目
しかし上記データを揃えると『イケる』と感じ、
支店長には大上段の本数目標と必要予算の話を通し、快くＯＫを受領

四月開始と同時に手帳にカウントダウンを記載しました
プラス要因マイナス要因関わらず、メンバー全員から
その商品に関する商談進捗情報は会社ケータイで送信してもらいます
情報の最終共有化は一日の終わりに毎日ミーティングを行い、そこで調整
コツコツとプラスマイナスを計算し、連絡を受け、指示を出し…
昨日誤差+3％で見事な着地！！

東京・大阪のメガ支店は無理として、他支店をゴボウ抜きで目標達成できました！
昨年比561％、計画比103％の快挙です
手帳はアッという間に日々の全員の報告で黒くなってしまいそうだったので
ZaurusのHancomSheetを使ってＰＪ管理を行い、
メンバー全員の行動把握・現状認識を行ないました

これは自分の中でリーダー就任時の事前演習として挑んだＰＪでしたけど
実際にやってみてやはり現場担当の手帳術からそろそろステップアップして
リーダーとしての手帳術への試行錯誤が必要だと感じました